Від ФОП до великого бізнесу: як пережити перехід на ПДВ та загальну систему

Український малий бізнес стоїть на порозі масштабної трансформації. Епоха, коли спрощена система оподаткування (Єдиний податок) була синонімом безтурботного обліку, добігає кінця. Національна стратегія доходів до 2030 року, яку уряд впроваджує в рамках євроінтеграції, чітко вказує вектор: правила стають суворішими, а вимоги до прозорості – європейськими.

Для тисяч підприємців це означає неминучий вихід із “теплої ванни” єдиного податку та занурення в реалії Загальної системи оподаткування (ЗСО) з ПДВ. Для власника бізнесу цей процес нагадує пересадку серця: потрібно замінити основний механізм роботи (облік), не зупиняючи життєдіяльність організму (продажі).

Як підготуватися до цих змін? Як адаптувати програмне забезпечення, щоб не втратити клієнтську базу та аналітику? І чому користувачі екосистеми BAS мають суттєву фору перед тими, хто досі працює в Excel? Розбираємося детально.

Частина 1. Реформа неминуча: чому “старі схеми” перестануть працювати

Держава ставить за мету ліквідувати можливості для мімікрії великого бізнесу під ФОП. Це означає посилення фіскального тиску та вимог до звітності.

Ключові зміни, до яких слід готуватися:

1. Диференціація податків (“Польська модель”). Універсальна ставка 5% для 3-ї групи, ймовірно, зникне. Натомість з’явиться градація: торгівля – одна ставка, послуги – інша, виробництво – третя.
2. Ревізія груп ФОП. Об’єднання 2-ї та 3-ї груп змусить усіх вести облік витрат. Просто платити фіксовану суму раз на місяць і не зберігати накладні вже не вийде.
3. Імперативна Загальна система. Продавці певних категорій товарів (електроніка, підакцизні товари) або ті, хто перевищить нові ліміти обороту, будуть примусово переведені на загальну систему.
4. ПДВ-пастка. На загальній системі, якщо ваш дохід перевищить 1 млн грн за рік, ви зобов’язані зареєструватися платником ПДВ. Для працюючого бізнесу цей поріг долається за лічені місяці.

Висновок: облік стає “дорослим”. Вам доведеться рахувати кожну копійку витрат та кожну гривню податкового кредиту.

Частина 2. ПДВ та ЗСО: чому це виклик для IT-інфраструктури?

Перехід на загальну систему – це не просто зміна реквізитів. Це зміна логіки, за якою працює ваш бізнес.

Головні болі перехідного періоду:

• Від “касового методу” до “першої події”. Раніше ви платили податок, коли отримували гроші. З ПДВ все складніше: податкове зобов’язання виникає за першою подією (або відвантаження, або оплата). Система повинна вміти відстежувати ці події в хронологічному порядку.
• Управління чистим прибутком. Податок на прибуток (18%) рахується з різниці “Доходи мінус Витрати”. Якщо ви не внесли в базу накладну від постачальника або неправильно розрахували собівартість, ви штучно завищили прибуток і переплатили податки.
• Адміністрування ПДВ. Необхідно балансувати між податковим зобов’язанням (те, що ви винні державі) та податковим кредитом (те, що ви сплатили постачальникам).
• Жорстка дисципліна. Реєстрація податкових накладних в ЄРПН має чіткі дедлайни. Запізнення карається штрафами.

Ручний режим управління тут неможливий. Потрібна автоматизація.

Частина 3. Пастка “Нової бази”: як не вбити власну аналітику

Існує хибна думка, що при зміні системи оподаткування найкраще рішення – це почати все з чистого аркуша. “Давайте 1 січня створимо нову базу BAS, щоб старі дані не заважали”, – часто кажуть некомпетентні фахівці.

Це рішення – стратегічна помилка.

Чим ви ризикуєте, створюючи нову базу:

1. Втрата історичних даних. Ви не зможете побудувати звіт “Динаміка продажів 2023-2025”. Ви втрачаєте можливість бачити сезонність та тренди.
2. Обнулення CRM. Історія взаємодії з клієнтами зникає. Менеджери не знатимуть, що клієнт купував раніше, які у нього індивідуальні знижки та умови.
3. Проблеми з міграцією. Перенесення залишків товарів та боргів вручну – це титанічна праця, яка завжди супроводжується помилками. Розбіжності в балансі будуть переслідувати вас місяцями.
4. Кадровий колапс. Для розрахунку лікарняних та відпускних потрібна історія зарплати за попередній рік. У новій базі її немає.

Частина 4. BAS: технологія “безшовної” зміни режиму

Архітектура сучасних програм BAS (BAS Бухгалтерія, BAS КУП, BAS УТ) дозволяє змінювати систему оподаткування без створення нової бази.

Ключовий інструмент – це регістр “Облікова політика”.

Як це працює?

Ви створюєте новий запис в налаштуваннях облікової політики, який діє з конкретної дати (наприклад, з 01.01.2025).

• До цієї дати: Система працює за спрощеними алгоритмами (Єдиний податок).
• Після цієї дати: Автоматично вмикаються механізми Загальної системи та ПДВ.

Переваги такого підходу:

• Збереження даних. Вся історія продажів, клієнтів та закупівель залишається в одній базі.
• Коректність переходу. Система вміє обробляти складні ситуації (“перехідні операції”). Наприклад, коли оплата надійшла на спрощеній системі, а відвантаження відбулося на загальній. Правильні налаштування дозволяють уникнути подвійного оподаткування.
• Автоматизація рутини. З дати переходу в системі з’являються інструменти для роботи з податковими накладними.
• Масові зміни. Спеціальні обробки дозволяють змінити ставку ПДВ у номенклатурі (наприклад, з “Без ПДВ” на “20%”) саме з дати переходу.

Частина 5. Роль партнера: чому вам потрібен Evsesvit?

Програма BAS – це потужний інструмент, але він вимагає професійного налаштування. Податкова реформа – це стрес-тест для ваших бізнес-процесів. Якщо у вас хаос у довідниках, а договори заведені як попало – автоматичний перехід не спрацює.

Тут на сцену виходить компанія Evsesvit. Це не просто продавець ліцензій, а технологічний партнер, який допоможе пройти цей шлях безпечно.

Що зроблять фахівці Evsesvit?

1. Аудит бази даних. Перевірка коректності ведення обліку до переходу. Виправлення помилок, закриття “хвостів”.
2. Налаштування договорів. Для ПДВ критично важливо, як ведеться облік розрахунків (по договору, по замовленню, по накладній).
3. Інтеграція (“M.E.Doc” / “FREDO”). Налаштування шлюзу для автоматичної реєстрації податкових накладних.
4. Навчання персоналу. Ваші співробітники повинні розуміти нові правила гри: чому потрібен код УКТЗЕД, як перевіряти статус платника ПДВ у контрагента.
5. Індивідуальні доопрацювання. Якщо ваш бізнес має специфіку (ЗЕД, виробництво), стандартного функціоналу може бути недостатньо. Програмісти адаптують систему під вас.

Частина 6. План дій: готуймося заздалегідь

Найгірша стратегія – чекати на офіційне прийняття закону. Коли це станеться, всі кинуться до інтеграторів, і ви ризикуєте застрягти в черзі.

Ваш алгоритм дій:

1. Автоматизуйтесь зараз. Якщо ви ще не в BAS – переходьте негайно. Налаштуйте систему на простій моделі, щоб потім лише змінити налаштування.
2. Перевірте номенклатуру. Код УКТЗЕД – обов’язковий реквізит податкової накладної. Він має бути у кожній картці товару.
3. Інвентаризація. Ви повинні увійти в новий період з підтвердженими залишками.
4. Фінансова модель. Прорахуйте, як ПДВ вплине на вашу маржинальність. Можливо, доведеться переглянути ціноутворення.
5. Зверніться до експертів. Замовте консультацію в Evsesvit. Попросіть змоделювати перехід на копії вашої бази, щоб побачити всі ризики.

Висновок

Зміни податкової системи – це виклик, але не катастрофа. Це можливість навести лад у бізнес-процесах і зробити компанію більш системною.

Обираючи шлях збереження єдиної бази даних в BAS та заручившись підтримкою професіоналів з Evsesvit, ви зможете пройти цей етап еволюційно, зберігши контроль над ситуацією та дані, які допоможуть вам зростати далі.